Wer ein Event planen will, rechnet am besten vom Termin zurück. Hier findest du deinen Zeitplan als Countdown, den Vorlauf je Anlass und eine Checkliste. Passende Anbieter in deiner Nähe schlägt dir der Planer vor.
Bis wann und wie viel? Gib Anlass und Datum ein und sieh, wann Ort, Anbieter und Einladung dran sind. Daneben schätzt du die großen Posten für deine Gästezahl.
nur ein Beispiel!Vorausgefüllt mit einem Firmenevent für 80 Gäste am 12.03.2027. Trag deine Werte ein, alles rechnet sofort neu.
Vorlauf laut unseren Eventwelt-Artikeln. Orientierungswerte, keine Garantie.
Dazu kommt der Raum, je nach Stadt. Spannen laut bvents.de/eventservice.
Gute Eventplanung beginnt beim Ziel und hört nicht mit dem letzten Lied auf: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung gehören zur Veranstaltungsplanung dazu.
So liest du den Zeitstrahl: Er zeigt eine größere Feier mit rund zwölf Monaten Vorlauf. Mit weniger Zeit rücken die Haltepunkte zusammen, die Reihenfolge bleibt.
In der Planungsphase klärst du, worum es geht und für wen. Lege Anlass, Zielgruppe, Teilnehmerzahl und Wunschdatum fest. Diese Zieldefinition ist dein Maßstab für spätere Entscheidungen. Ein Motto, das zur Zielgruppe passt, gibt Deko und Programm eine Richtung. Daraus entsteht dein Veranstaltungskonzept: Stil, grober Ablauf, Rahmenprogramm.
Setz einen Rahmen, bevor du Angebote einholst, und plane rund zehn Prozent Puffer ein. Die größten Posten sind meist Veranstaltungsort und Verpflegung. Mit sauberer Budgetplanung siehst du sofort, ob ein Angebot passt.
Der Ort bestimmt fast alles: wie viele Gäste Platz haben, ob Technik und Mobiliar da sind, was die Küche schafft. Prüf auch Infrastruktur wie Strom und Toiletten, Parkplätze, Garderobe und Barrierefreiheit. Gefragte Eventlocations sind an Sommersamstagen zuerst weg, frag deshalb früh an und nenne einen Ausweichtermin. Feierst du draußen, brauchst du einen Plan B bei Regen. Erst die schriftliche Zusage sichert dein Datum.
Jetzt kommen Catering oder ein Food Truck, Musik, Fotografen und Dekoration, bei Bedarf ein Moderator, der durch den Abend führt. Frag je Leistung mehrere Anbieter an und leg die Angebote nebeneinander.
Der Zeitstrahl an der Wand zeigt allen den Plan.
Die Gästeliste steht, die Einladung geht raus, die Zusagen laufen ein. Ist dein Event öffentlich, kündigst du es jetzt auch auf Social Media an. Kläre, ob du für Musik nach 22 Uhr, Ausschank oder eine Außenfläche eine Erlaubnis brauchst.
Schreib in den Ablaufplan, wer wann aufbaut, wann Einlass ist, wann das Essen kommt, wo Pausen liegen und wann die Musik beginnt. Diese Aufgabenverteilung schickst du an alle Beteiligten. Bei größeren Gruppen gehört die Sicherheit dazu: Fluchtwege, Erste Hilfe und bei Bedarf ein Sicherheitsdienst.
Am Veranstaltungstag hält eine Ansprechperson die Fäden zusammen, damit du selbst feiern kannst. Sie kennt Telefonnummern, Aufbauzeiten und den Plan B.
Rechnungen prüfen, Anbieter bewerten, Fotos teilen, bei öffentlichen Events auch auf Social Media. Das Feedback der Gäste ist deine Erfolgsmessung: Was kam gut an, was machst du beim nächsten Fest anders?
Nach dem Fest räumt ihr gemeinsam ab. Ein Dank von Hand kommt an.
Wann du eine Veranstaltung planen solltest, hängt von Anlass und Saison ab: Hochzeiten brauchen den längsten Vorlauf, Firmenevents und Geburtstage deutlich weniger. Die Balken zeigen Monate vor dem Termin, laut unseren Eventwelt-Artikeln.
Gut zu wissen: Das sind Orientierungswerte, keine Garantie. Je beliebter Datum und Ort, desto früher solltest du anfragen. Gestrichelte Balken zeigen Ausnahmen.
Die Kosten hängen an wenigen großen Posten. Hier stehen alle vier nebeneinander, Planung und Raum hängen stark vom Einzelfall ab.
vom DJ bis zur Band, DJ finden
wenn du Hilfe buchst: Agentur finden
Quelle: Preisspannen, wie sie auf bvents.de/eventservice stehen.
Pro-TippFühr deine Posten in drei Spalten: geplant, angefragt, gebucht. So siehst du, wie viel vom Rahmen noch frei ist.
Die Rechner sagen dir, wann und wie viel. Der Planer sagt dir, wer: Du wählst Anlass, Gäste, Datum, Budget und Leistungen, er schlägt passende Anbieter in deiner Nähe vor, jeweils mit kurzer Begründung, warum sie zu deiner Veranstaltung passen. Du fragst direkt an, die Antworten landen im bvents-Postfach.
Eventplaner startenWas brauchst du für deine Feier?
Bei Tagungen, Messen und Kongressen wächst die Liste: Teilnehmermanagement, Anmeldung und Check-in, Namensschilder, eine Event-App, Ticketverkauf, Sponsoren und Eventmarketing, etwa über Social Media, damit deine Zielgruppe davon erfährt. Oft entstehen hybride Events: Für hybride Veranstaltungen brauchst du zusätzlich Livestreams, Kameras und eine Moderation, die Fragen aus dem Netz einbindet. Das läuft meist über eine Eventagentur, einen Eventmanager oder eine Software für Eventmanagement.
Ehrlich gesagt: bvents macht das Teilnehmermanagement nicht selbst. Auf bvents findest du dafür Räume wie einen Seminarraum, Veranstaltungstechnik, Mobiliar und Eventagenturen, die das Veranstaltungsmanagement übernehmen.
Findest du auf bvents
Läuft über Agentur oder Software
Zwölf Punkte, in der Reihenfolge des Countdowns. Hak ab, was erledigt ist. Der Stand bleibt nur in diesem Fenster.
Kläre zuerst Ziel, Gäste und Rahmen. Dann sicherst du Ort und Datum, fragst Anbieter an und legst fest, wer am Tag was macht. Der Planer schlägt dir passende Anbieter vor.
Das hängt vom Anlass ab. Hochzeiten an Sommersamstagen brauchen am meisten Vorlauf, Feiern im Betrieb und runde Geburtstage meist drei bis vier Monate. Deine Termine zeigt der Rückwärtsplaner oben.
Ziel und Gästezahl, Geld mit Puffer, Ort und Ausweichtermin, Essen und Musik, Erlaubnisse, Gästeliste, ein Plan für den Tag und am Ende Rechnungen und Dank. Die Vorlage oben hat zwölf Punkte.
Nicht unbedingt. Für eine Feier im Freundeskreis reicht oft ein guter Plan. Bei vielen Gewerken spart dir jemand mit Erfahrung im Eventmanagement Zeit, meist für 50 bis 150 € pro Stunde.
Nichts, und du brauchst kein Konto. Was du bei einem Anbieter buchst, klärst du direkt mit ihm.
Manchmal. Musik nach 22 Uhr, Ausschank oder eine Außenfläche können eine Erlaubnis der Stadt brauchen. Frag beim Ordnungsamt und beim Vermieter nach. Bei öffentlicher Musik können GEMA-Gebühren anfallen, die Musiknutzung meldest du vorher bei der GEMA an.
Im Magazin findest du Guides zu Budget, Ablauf, Gästeliste und Dienstleistersuche.
Bereit?Du willst ein Event planen? Erzähl dem Planer von deinem Anlass und hol dir passende Vorschläge. Mehr zur Eventplanung in Köln, Bonn und Rhein-Sieg steht auf unserer Startseite, Anbieter für die Weihnachtsfeier auf einer eigenen Seite.
Oder lieber selbst stöbern: Anbieter entdeckenWillkommen beim Planerkostenlos, ohne AnmeldungEventplaner startenJetzt Event planen auf bvents.de: kostenlos und ohne Konto.