Einen Veranstaltungsraum mieten.

Veranstaltungsraum mieten: wann der neutrale Begriff der richtige ist

Wer einen Veranstaltungsraum mieten will, sucht meistens etwas, das weder Partyraum noch Tagungshotel ist. Das Vereinsjubiläum mit Rednern und Kaffeetafel, die Mitgliederversammlung mit anschließendem Buffet, die Firmenfeier mit kurzer Ansprache und langem Abend: Für all das ist "Party" zu klein gedacht und "Konferenz" zu eng. Genau diese Fälle dazwischen deckt der Begriff Veranstaltungsraum ab.

Praktisch heißt das: Ihr sucht keinen bestimmten Stil, sondern einen Raum, der sich umbauen lässt. Vormittags Stuhlreihen, mittags Bankett, abends Tanzfläche. Räume, die das können, sind selten die schönsten Fotomotive, aber sie tragen einen ganzen Tag ohne Ortswechsel.

Die Bandbreite reicht vom Gruppenraum für zwanzig Leute über den Saal im Bürgerhaus und das Loft in einer alten Fabrik bis zum Festsaal in einem historischen Gebäude. Dazu kommen Nebenräume von Gastronomiebetrieben, die tagsüber leer stehen, und Eventflächen, die als Rohraum vermietet werden. Was sie verbindet, ist nicht das Aussehen, sondern die Nutzungsart: leer übernehmen, selbst bestuhlen, leer zurückgeben.

Wie groß muss der Raum sein? Kapazität und Bestuhlung

Die Zahl in der Anzeige ist eine Obergrenze, keine Empfehlung. Ein Raum "für 120 Personen" fasst 120 Menschen in Stuhlreihen und deutlich weniger, sobald Tische dazukommen. Deshalb lohnt es sich, vor der Besichtigung in Quadratmetern zu rechnen statt in Köpfen.

Als Richtwerte pro Gast gelten:

• Stehempfang: 0,6 bis 0,8 m², die Leute bewegen sich, es braucht keine Wege
• Reihenbestuhlung: 0,8 bis 1,0 m², für Vorträge, Konzerte und Trauungen
• Parlamentarisch, also Stuhlreihen mit schmalen Tischen: 1,5 bis 2,0 m²
• Bankett an runden Tischen: 1,5 bis 2,0 m² inklusive Bedienwegen
• U-Form: 2,0 bis 2,5 m², der teuerste Platz pro Kopf

Wer tanzen will, rechnet für die Hälfte der Gäste noch einmal rund 0,5 m² Tanzfläche dazu, denn nie stehen alle gleichzeitig darauf. Und eine Bühne, eine Bar oder ein Buffet fressen Fläche, die in keiner Kapazitätsangabe steht.

Zwei Details entscheiden mehr, als ihr denkt. Die Deckenhöhe bestimmt, ob ein Raum mit hundert Menschen luftig oder stickig wirkt, und ob Technik überhaupt hängen kann. Und die Stützen: Ein Saal mit Säulen in der Mitte hat gute und schlechte Plätze, was bei einer Rede sofort auffällt und bei einer Tafel gar nicht stört.

Fragt außerdem, ob Mobiliar im Preis liegt und wer umbaut. Zwischen "Sie können umstellen" und "wir stellen um" liegen zwei Stunden Arbeit am Veranstaltungstag.

Was kostet es, einen Veranstaltungsraum zu mieten?

Der Preis hängt an drei Dingen: Größe, Mietdauer und daran, ob ihr Raummiete zahlt oder einen Mindestumsatz. Ein kleiner Gruppenraum für einen halben Tag liegt im niedrigen dreistelligen Bereich. Bei mittlerer Größe entscheidet der Haustyp: Vereins-, Bürger- und Gastronomiesäle bleiben am Tag dreistellig, Säle und Lofts mit Ausstattung reichen bis in den unteren vierstelligen Bereich. Ein großer Saal für Abendveranstaltungen liegt im vierstelligen Bereich.

In der Gastronomie läuft es oft anders herum: Der Raum kostet nichts, dafür vereinbart ihr einen Mindestumsatz pro Person für Speisen und Getränke. Das ist fair, wenn ihr ohnehin dort essen wolltet, und teuer, wenn ihr eigenes Catering mitbringen möchtet. Rechnet beide Modelle einmal für eure Gästezahl durch, bevor ihr euch entscheidet.

Die Posten, die regelmäßig erst in der Rechnung auftauchen, sind Technik, Endreinigung und Personal. Dazu kommt fast immer eine Kaution. In der Tabelle unten steht, womit ihr rechnen könnt.

Technik, Catering und Hausordnung: was im Mietpreis steckt und was nicht

Beamer und Leinwand sind der Klassiker unter den Missverständnissen. "Technik vorhanden" kann eine feste Anlage mit Bedienung heißen oder einen Projektor auf einem Rollwagen. Fragt nach Anschlüssen, nach der Auflösung der Leinwand im Verhältnis zum Raum und danach, ob jemand da ist, wenn um 19 Uhr das Bild schwarz bleibt. Bei Musik lohnt derselbe Blick: Eine Deckenanlage für Hintergrundmusik trägt keine Band. Und fragt nach Klimaanlage oder Belüftung sowie nach der Lichttechnik: Ein voller Raum heizt sich schnell auf, und Deckenspots allein machen aus einem Saal noch keine Bühne.

Beim Essen gibt es drei Modelle. Der Raum hat eine eigene Küche und beliefert euch, der Raum hat eine Anrichte und lässt einen externen Caterer arbeiten, oder es gibt nur eine Teeküche und ihr bringt alles kalt mit. Wer Getränke selbst mitbringt, sollte vorher nach Korkgeld fragen, sonst wird die gesparte Kiste Wein am Ende teurer als der Einkauf.

Und dann die Hausordnung, die niemand liest und die den Abend bestimmt: Bis wann darf Musik laufen, bis wann muss der Raum geräumt sein, dürfen Kerzen brennen, darf an den Wänden etwas hängen, wie viele Parkplätze gehören dazu? Ab 22 Uhr gilt die Nachtruhe, entscheidend ist aber, was nach draußen dringt: Deshalb schreiben viele Häuser ab 22 Uhr geschlossene Fenster oder eine geringere Lautstärke vor. Ein Raum im Erdgeschoss eines Wohnhauses hat dabei engere Grenzen als eine freistehende Halle. Säle ab rund 200 Besucherplätzen fallen zusätzlich unter die Regeln für Versammlungsstätten, dann sind Fluchtwege und ein Bestuhlungsplan vorgegeben. Der Betreiber weiß, wo seine Grenze liegt, also fragt ihn danach.

Ein Punkt, der bei privaten Feiern gern übersehen wird: Für öffentliche Veranstaltungen mit Musik kommt in der Regel eine GEMA-Meldung dazu, für eine geschlossene Familienfeier üblicherweise nicht. Wer die Meldung macht, Vermieter oder Mieter, sollte im Vertrag stehen. Wenn ihr am Anfang eurer Veranstaltungsplanung steht, klärt ihr diese Punkte am besten bei der Besichtigung, nicht per Mail zwei Wochen vorher.

Veranstaltungsräume im Rheinland: Köln, Düsseldorf, Bonn und Siegburg

Die vier Städte ticken unterschiedlich, und das merkt ihr beim Suchen. In Köln liegt der Charakter in umgebauten Gewerbeflächen und in den Sälen der Bürgerhäuser, dafür blockiert die Karnevalssession ganze Wochen. In Düsseldorf richtet sich die Verfügbarkeit stark nach dem Messekalender, und Raummiete wird häufiger durch Mindestumsatz ersetzt. Bonn ist geprägt von Instituten, Vereinen und Stiftungen, entsprechend viele Räume sind auf Vortrag und Empfang ausgelegt. In Siegburg schließlich gehört der Saal meist zu einem Betrieb mit eigener Küche, was für Familienfeiern praktisch ist, weil Raum und Verpflegung aus einer Hand kommen.

Für euch heißt das: Legt den Suchradius bewusst weiter als die Stadtgrenze. Köln und Siegburg trennen mit dem ICE rund fünfzehn Minuten, und was in der einen Stadt ausgebucht ist, kann in der anderen frei sein.